W świecie e-commerce, gdzie konkurencja jest zacięta, a klienci oczekują błyskawicznej obsługi, efektywność okazuje się kluczowa. Google Workspace to kompleksowy pakiet narzędzi, stworzony, by uprościć i przyspieszyć codzienne operacje w firmie każdej wielkości – od zarządzania zamówieniami, przez obsługę klienta, po współpracę wewnętrzną. Odkryj, jak aplikacje od Google mogą stać się sercem Twojego e-sklepu i w efekcie – zwiększyć Twoje zyski. Temat tym bardziej wart jest uwagi, że teraz wchodząc na stronę fotc.com i podając hasło „Maxsote” otrzymasz dodatkowy rabat na usługę.

Czym jest Google Workspace?

Google Workspace to osadzony w chmurze pakiet aplikacji biurowych, który niedawno został wzbogacony o szereg narzędzi AI. Subskrypcyjny model rozliczenia usługi pozwala szybko dodawać i usuwać użytkowników, a chmurowy charakter udostępnionych programów sprawia, że każdy pracownik może korzystać z firmowych zasobów z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.

W skład pakietu wchodzą takie narzędzia jak poczta Gmail w swojej biznesowej odsłonie, miejsce na dysku w chmurze, programy do pracy biurowej (Dokumenty, Arkusze, Formularze, Prezentacje), a także narzędzia ułatwiające komunikację zarówno w obrębie zespołu jak i poza nim (Chat, Meet). Wisienką na torcie są tu zaś funkcje Google AI, które pozwalają wykorzystywać potencjał sztucznej inteligencji bez kompromisów w zakresie prawidłowego zabezpieczenia danych. Sprawdźmy pokrótce, co zrobić, aby dzięki Google Workspace zoptymalizować działanie sklepu internetowego na platformie Shoper.

Google Workspace w e-commerce – praktyczne zastosowanie poszczególnych aplikacji

Poczta w firmowej domenie wspomagana funkcjami AI

Firmowy Gmail posiada o wiele więcej funkcji niż wersja usługi przeznaczona dla użytkowników prywatnych. Możliwe jest tu między innymi tworzenie adresów w domenie firmy (np. kontakt@nazwasklepu.pl), co ma pozytywny wpływ na budowanie zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych. Bez ponoszenia dodatkowych kosztów dla każdego adresu można też stworzyć do 30 aliasów, w tym aliasów domenowych, które mogą Ci się przydać, jeśli prowadzisz działalność w ramach kilku marek.

Użytkownicy Gmaila mogą też na co dzień korzystać z osadzonych w narzędziu funkcji Gemini (Google AI). A mowa tu na przykład o tworzeniu podsumowań rozmów, co często bywa zbawienne dla osób powracających z urlopu, czy automatycznym generowaniu odpowiedzi na wiadomości. Wystarczy, że wskażesz Gemini w jakim tonie ma się komunikować oraz określisz procedury obowiązujące w firmie, a narzędzie stworzy gotową wiadomość, którą prześlesz w odpowiedzi za pomocą dwóch kliknięć. W ten sposób możesz na przykład wygenerować szczegółową instrukcję zwrotu towaru czy informację o pozytywnym rozpatrzeniu reklamacji.

Łatwa wymiana plików na chmurowym dysku

W zależności od wybranego wariantu usługi, każdy użytkownik Google Workspace dla firm ma do dyspozycji od 30 GB do nawet 5 TB miejsca na dysku w chmurze. Pozwala to w wygodny sposób wymieniać się plikami w obrębie zespołu i znacznie ułatwia pracę z podwykonawcami. Wykorzystanie Dysku Google eliminuje też problem przesyłania dużych plików, takich jak zdjęcia produktów po wykonanej sesji fotograficznej, ich modele 3D czy filmy instruktażowe.

Dzięki dyskom współdzielonym, do których dostęp ma określona grupa użytkowników (np. dział sprzedaży czy marketingu), członkowie Twojego zespołu zawsze będą mieć pod ręką firmowe zasoby potrzebne im do efektywnego wykonywania zadań. Już nigdy nikt nie będzie musiał czekać na grafika, aby otrzymać potrzebny wariant logo czy zdjęcie flagowego produktu.

Współpraca na plikach w czasie rzeczywistym

W pakiecie od Google dostępne są też osadzone w chmurze programy biurowe (Dokumenty, Arkusze, Prezentacje i Formularze). Praca w tych narzędziach odbywa się z poziomu przeglądarki, a tworzone w nich pliki automatycznie zapisują się na Dysku użytkownika.

Dzięki takiemu podejściu w kilka chwil można udostępnić dany dokument innym osobom, czy to w obrębie organizacji, czy poza nią. Użytkownicy zawsze mają też dostęp do najbardziej aktualnej wersji pliku, a co za tym idzie – nie muszą w nieskończoność przesyłać go sobie mailowo po wprowadzeniu kolejnych zmian.

Umieszczenie dokumentu w chmurze pozwala również na jednoczesną pracę w pliku kilku osób, co sprawia, że treści powstają o wiele szybciej i wygodniej. W czasie tego procesu komunikację zespołu ułatwiają takie funkcje, jak komentowanie, oznaczanie użytkowników, wprowadzanie sugestii czy rozmowa na chacie lub wideochacie.

Automatyczne generowanie treści

A skoro jesteśmy już w temacie tworzenia treści, to nie możemy zapomnieć o możliwościach, jakie daje w tym zakresie sztuczna inteligencja. Wbudowane w Dokumentach narzędzia Gemini znacznie przyspieszą pracę Twojego zespołu nad takimi zadaniami jak tworzenie opisów przedmiotów, opracowywanie treści reklam czy pisanie artykułów na sklepowy blog.

Obecnie w Dokumentach producent udostępnił takie funkcje AI, jak:

• pomoc w pisaniu,

• podsumowywanie dokumentów,

• tworzenie obrazów,

• sugerowanie poprawek,

• odnoszenie się do informacji z e-maili i plików przechowywanych na Dysku,

• przeszukiwanie Internetu,

• korzystanie z Gemów, czyli asystentów stworzonych do konkretnego celu (np. tłumaczenia treści).

Wszystko to sprawia, że zadania, które do niedawna były żmudne i czasochłonne teraz można wykonać w zaledwie kilka chwil.

Ułatwiona komunikacja w zintegrowanym środowisku

Aplikacje wchodzące w skład pakietu Google Workspace są ze sobą ściśle połączone. Znacząco ułatwia to bezpośrednią komunikację pomiędzy członkami zespołu. Telekonferencje prowadzone przez Meet można rozpocząć z poziomu chatu, kalendarza, wiadomości mailowej, a nawet pliku tekstowego.

Grupy dyskusyjne pozwalają wysyłać zbiorcze maile do wyselekcjonowanej grupy osób. Przykładowo wiadomość wysłana na adres reklamacje@nazwasklepu.pl trafi na imienne skrzynki odbiorcze wszystkich osób pracujących w dziale zwrotów i reklamacji.

Chat jako komunikator tekstowy obsługuje zaś nie tylko rozmowy bezpośrednie i prowadzone w grupach, ale pozwala też tworzyć pokoje, czyli specjalne przestrzenie, w których wygodnie współpracować ze sobą mogą członkowie danej grupy roboczej. Członkowie pokoju mogą wymieniać wiadomości, załączać pliki, tworzyć tematyczne wątki i przypisywać sobie zadania.

Automatyzacja powtarzających się działań

Właściciele sklepów działających na Shoperze zapewne docenią możliwość integracji Google Workspace z rozwiązaniami innych producentów, czego przykładem może być synchronizacja z Zapierem czy pełna kompatybilność z Google Analytics.

Funkcjonalność poszczególnych aplikacji można też rozszerzyć dzięki dodatkom. Szeroki wybór tych ostatnich dostępny jest w sklepie Marketplace, a jeśli i to okaże się niewystarczające, z pomocą przychodzi AppSheet. Jest to platforma typu no code, która pozwala tworzyć własne aplikacje skrojone na potrzeby konkretnej organizacji.

Dzięki temu rozwiązaniu możesz zautomatyzować powtarzające się zadania, które niepotrzebnie drenują czas Twojego zespołu. AppSheet pozwala na przykład budować narzędzia służące do tworzenia raportów sprzedaży, analizy porzuconych koszyków i zachowania klientów na stronie. Spersonalizowane aplikacje pomogą Ci też porządkować pliki na Dysku czy automatycznie dodawać wydarzenia w Kalendarzu.

Zawsze aktualne raporty

Firmy z branży e-commerce często w dużym stopniu wykorzystują też Arkusze Google. Aplikacja ta daje natychmiastowy wgląd w wyniki sprzedaży, ułatwia utrzymanie odpowiedniego poziomu zatowarowania czy planowanie dostaw.

W arkuszach kalkulacyjnych można też analizować raporty tworzone w Google Analytics, automatycznie generować faktury (przy pomocy dodatków z Marketplace) czy wizualizować dane z użyciem innego narzędzia z rodziny Google, jakim jest Looker.

A jeśli nie korzystasz z żadnej platformy do zarządzania zadaniami, takiej jak Jira, Asana czy Monday, w Arkuszach możesz stworzyć proste i wygodne w obsłudze matryce, które pomogą Ci trzymać pieczę nad firmowymi projektami.

Informacje zwrotne od klientów

Kolejną przydatną aplikacją w sklepie internetowym są Formularze Google. Narzędzie to powstało z myślą o przeprowadzaniu ankiet. Doskonale sprawdzi się ono, kiedy Twój zespół będzie chciał sprawdzić poziom zadowolenia klientów, przeprowadzić badania rynku czy poprosić o opinię na temat sprzedawanego produktu. Wyniki aktualizowane są na bieżąco i można analizować je zarówno zbiorczo jak i dla każdego każdego pytania z osobna.

Bezpieczeństwo

Na koniec warto też podkreślić, że narzędzia Google Wrkspace są nie tylko bezpieczne, co potwierdzają niezależne certyfikaty (w tym ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 2, SOC 3 oraz FedRAMP), ale też pomagają firmom osiągnąć zgodność z obowiązującymi przepisami (m.in. RODO czy NIS2). Doskonałe filtry antyspamowe w Gmailu pozwalają zaś znacznie obniżyć prawdopodobieństwo wycieku danych z firmy za pośrednictwem ataku phishingowego.

Google Workspace w Twojej firmie

Jeśli chcesz wdrożyć Google Workspace w swoim sklepie działajacym na Shoperze, możesz zarejestrować się na stronie producenta lub skorzystać z autoryzowanego partnera Google Cloud. O kim mowa? Otóż aby jak najlepiej dbać o potrzeby swoich użytkowników, Google stworzyło sieć krajowych partnerów, których zadaniem jest wspieranie lokalnych podmiotów.

Na polskim rynku przykładem takiego podmiotu jest FOTC. Firma ta oferuje swoim klientom wsparcie techniczne w języku polskim (dostępne w trybie 24/7), faktury w złotówkach i dłuższy czas na testowanie usługi (30 dni zamiast 14 dni w Google). Co ważne, teraz jeśli wejdziesz na stronę fotc.com i podasz hasło „Maxsote” otrzymasz dodatkowy rabat na usługę. To co, widzimy się w chmurze?